Трудова книжка — паперова, потерта, з записами від 90-х. Лежить десь у шухляді. А тепер держава каже: оцифруйте до 10 червня 2026 року. Інакше стаж може не врахуватись при нарахуванні пенсії. Як оцифрувати трудову книжку? Через Дію, через ПФУ, через роботодавця. Варіантів кілька. Але термін один — червень 2026-го. Розповімо покроково що робити, куди йти, які документи нести. Щоб не залишитись без стажу.
Куди звернутись, щоб оцифрувати трудову книжку?
Є три варіанти:
Варіант 1: Через роботодавця
Якщо зараз працюєш офіційно — принеси трудову книжку роботодавцю. Кадровик зробить скани, завантажить у систему ПФУ. Найпростіший спосіб.
Варіант 2: Через ПФУ
Йдеш у відділення Пенсійного фонду за місцем реєстрації. Береш трудову книжку, паспорт, ІПН. Там зроблять скани, внесуть дані у базу.
Черги буває довгі (особливо ближче до червня 2026). Краще записатись онлайн або йти вранці.
Варіант 3: Через Дію
Найзручніший. Сканиш трудову сам, завантажуєш у додаток. Все з дому, без черг.
Але треба вміти якісно сканувати. Погані скани — не приймуть.
Хто може оцифрувати трудову книжку для ПФУ?
Оцифрувати можеш:
- Сам — через Дію (якщо вмієш сканувати)
- Роботодавець — якщо офіційно працюєш
- ПФУ — у відділенні за місцем реєстрації
- Представник — за довіреністю (якщо сам не можеш)
Ніхто інший не може. Послуги типу “оцифруємо за 500 грн” — сумнівні. ПФУ може не прийняти такі скани. Краще самому чи через офіційні канали.
Як правильно сканувати трудову книжку?
Якщо робиш сам — дотримуйся вимог:
Технічні вимоги:
- Формат: PDF або JPG
- Роздільна здатність: мінімум 300 dpi (краще 600)
- Колір: кольоровий скан (не чорно-білий)
- Розмір файлу: до 10 МБ на сторінку
Що сканувати:
- Обкладинку трудової
- Всі сторінки з записами (навіть порожні вкладиші)
- Всі печатки, підписи мають бути чіткі
Помилки які не приймуть:
- Розмиті скани (текст не читається)
- Обрізані краї (печатка наполовину)
- Чорно-білі скани (потрібен колір)
- Перекручені сторінки (має бути рівно)
Краще сканувати на сканері, а не фотографувати телефоном. Але якщо телефон — освітлення рівне, без тіней, фокус чіткий.
Читайте також: Як зробити скріншот на ноутбуці: простий гід для всіх
Як додати трудову книжку в Дію?
Покрокова інструкція:
Крок 1: Відкрити додаток Дія. Авторизуватись.
Крок 2: Перейти у розділ “Пенсія” або “Трудова книжка” (залежить від версії додатку).
Крок 3: Вибрати “Додати трудову книжку” або “Оцифрувати стаж”.
Крок 4: Зробити скани всіх сторінок трудової (або завантажити готові файли).
Крок 5: Перевірити чи всі сторінки чіткі, читабельні.
Крок 6: Натиснути “Відправити на перевірку”.
Крок 7: Чекати відповіді від ПФУ (зазвичай 5-10 робочих днів).
Якщо щось не так зі сканами — прийде відмова з поясненням. Треба буде виправити і надіслати знову.
Як оцифрувати трудову книжку через Дію
Детальніше про процес: Дія дозволяє завантажити скани без походу у ПФУ. Але перевірка все одно проходить вручну — працівники ПФУ дивляться чи відповідають дані у трудовій і у базі.
Що перевіряють:
- Чи збігається ПІБ у трудовій і паспорті
- Чи правильні дати прийому/звільнення
- Чи є печатки підприємств
- Чи читабельні записи
Якщо все гаразд — стаж внесуть у електронну базу. Якщо помилки — попросять уточнити або донести додаткові документи (накази, довідки з підприємств). Після успішної перевірки трудова оцифрована. Оригінал можна залишити собі (на всяк випадок).
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року?
Офіційно — нічого страшного не станеться одразу. Трудова не згорить, стаж не зникне.
Але є нюанси:
Після 10 червня 2026 року ПФУ працюватиме тільки з електронною базою. Паперову трудову доведеться додатково підтверджувати документами — наказами, довідками з підприємств. А якщо підприємство закрилося 20 років тому? Архіву немає? Тоді довести стаж буде складно. Можуть не врахувати частину стажу — пенсія буде меншою. Тому краще оцифрувати вчасно. Поки є можливість зробити це безкоштовно і без зайвих довідок. Не відкладай на останній момент. Черги у ПФУ будуть величезні ближче до дедлайну. Оцифрувати трудову книжку — нескладно. Через Дію з дому за годину. Або через ПФУ за один візит. Головне — не відкладати. Бо стаж — це твоя майбутня пенсія. І краще підстрахуватись зараз, ніж потім доводити, що працював тут чи там. Термін до червня 2026 — достатньо часу. Але чим раніше зробиш, тим спокійніше спатимеш.
